BURKINA FASO / Ministère de l'Habitat (Centre de Gestion des Cités - CEGECI)
Etude, conception et mise en œuvre du système informatique GESIMMO (Solution logicielle et matérielle de gestion, du patrimoine immobilier de CEGECI)

 Client : Centre de Gestion des Cités - CEGECI

Autorité Contractante :  Centre de Gestion des Cités - CEGECI

Période :  Janvier 2008 à Juin 2008  

Objectif
Permettre la gestion de l’ensemble du parc immobilier (logements, boutiques et infrastructures d’accompagnement) depuis la construction jusqu’à l’établissement des actes de vente en passant par la location, la sous-location, la maintenance, le recouvrement des loyers et la gestion des contentieux).

Caractéristiques Générales
- environ 5000 maisons réparties dans 10 cités se trouvant dans plusieurs villes. Ce qui représentent 5 000 locataires, 5 000 contrats de bail, 1 000 dossiers contentieux, 500 avenants par mois, 500 réparations par trimestre, 5 000 quittances et/ou factures par mois
- Possibilité d’accroissement de l’ordre de 1 000 à 2 000 logements, d’où 2 000 locataires, factures, quittances, etc. par an
- traitement en temps réel
- système Multi-Utilisateurs
- possibilités d’éditions et d’interrogations multicritères
- système de reprise en cas d’incidents
- utilitaire de sauvegarde et de restauration des fichiers
- consultation ou édition utile pour une meilleure gestion du patrimoine immobilier du Centre.

Les interfaces et leurs objectifs
- interface avec la comptabilité générale pour la prise en compte des décaissements (factures fournisseurs) au titre de l’entretien des immobilisations et des encaissements au titre des tiers (loyers et assimilés)
- interface avec la gestion des ressources humaines et de la paie pour permettre l’attribution et l’élaboration de contrats de bail au personnel

Fonctions à couvrir
- prise en compte des cités et les bailleurs de fonds ayant financés leurs réalisations
- prise en compte des immobilisations. Chacune étant identifiée par numéro, par nature(villa, appartements, boutiques, espaces verts, etc.), par type( F3, F4, etc.) et par rapport à la parcelle et à la cité auxquelles elle appartient.
- Prise en compte des demandes et des demandeurs par type (achat au comptant, location-vente, location simple, réparation, avenant, etc.)
- Attribution d’une immobilisation, son retrait ou sa sortie du patrimoine à travers l’établissement du contrat de bail, l’acte de retrait, la modification du contrat de bail(avenant), l’établissement de l’acte de vente)
- Etats des situations et listes diverses

• liste des contrats de bail et leurs avenants
• état des locataires à jour, des locataires non à jour, des locataires ayant atteint le seuil d’alerte ou situation de pré contentieux et ceux en situation de contentieux
• états des locataires en fin de paiement et ne disposant pas encore d’actes de vente
• état des actes de vente
• états des immobilisations non encore attribuées(disponibilités) par genre (villas, appartements, boutiques, etc.), par type (F3, F4, F5) et par cité

- programmation et exécution de l’entretien des maisons en fonction du budget annuel alloué à ce chapitre
- suivi des entretiens par genre, type, cité et par maison
- prise en compte des entreprises susceptible de faire les réparations
- gestion des appels d’offres
- édition des états de situation et statistiques diverses :

• listes des demandes de réfection
• le programme annuel de réfection
• état d’exécution du programme annuel de réfection
• liste des réfections effectuées sur une maison ou dans une cité pour une période donnée

- prise en compte des règlements des loyers par espèces, chèques et mise à jour automatique du brouillard de caisse et des situations de recouvrement (quittancier)
- génération et édition de factures en cas de besoins
- prise en compte des avis de crédits, des bordereaux de précomptes et des avis d’impayés ainsi que l’édition des relances et des virements non effectués, préparation des ordres de virements des locataires domiciliés dans certaines banque selon le format fichier de ces banques(BIB, BICIA-B)
- édition des quittances automatisés
- états périodiques de situations et statistiques diverses
- édition des ordres de virement envoyé dans les banques pour suivi
- prise en compte des informations provenant du recouvrement et constitution des dossiers de contentieux
- suivi des dossiers à travers une gestion du courrier adressé aux locataires (mises à jours des pièces constitutives des dossiers locataires)
- consultation et traitement des dossiers
- édition de courrier :

• convocations,
• lettre de rappel
• mise en demeure
• avenants aux contrats
• actes de vente
• lettres de transmission
• etc.
- consultations et éditions diverses dans chaque domaine.