BURKINA FASO / Ministère en charge de l'habitat (Centre de Gestion des Cités - CEGECI)
NOVOGIM / Conception, développement, déploiement, mise en exploitation y compris la formation des utilisateurs et administrateurs, d’une plateforme intégrée de gestion de son patrimoine immobilier

Bénéficiaire : Ministère en charge de l'habitat (Centre de Gestion des Cités)

Autorité contractante : Centre de Gestion des Cités

Période : Avril 2022 à Août 2024

CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le Centre de Gestion des Cités, est une société d’Etat de promotion immobilière qui a connu beaucoup d’évolution depuis sa création. De comité de gestion rattaché à la présidence du Faso, il est devenu société d’état de promotion immobilière en décembre 2010, après avoir quitté son statut d’EPE.  Ses attributions aussi ont connu une évolution au cours de son existence. De la gestion des cités et infrastructures d’accompagnement construits par l’Etat, le CEGECI est aujourd’hui une société d’Etat de promotion immobilière avec tout ce que cela implique. En effet, Ie CEGECI commercialise les infrastructures réalisées dans le cadre des différents programmes immobiliers de l’Etat (ex. programme 40 000 logements), il réalise ses propres projets et programmes immobiliers, noue des relations commerciales avec d’autres promoteurs immobiliers, acquiert du foncier par différents moyens légaux, etc.

 Pour mener à bien ses activités, le CEGECI utilise divers moyens pour réaliser/acquérir ses infrastructures (PPP, contrat plan avec l’Etat, autres conventions).

 Ses offres sont diversifiées (logements sociaux, économiques, plateaux de bureaux, appartements, etc.). Ses clients procèdent par divers modes (achat direct, location-vente, location simple) et modalités de paiement (dépôt d’apport personnel, des paiements à tempéraments aux guichets, des prêts bancaires avec virement de banque à banque, etc.) pour accéder aux logements.

 Au regard de la portée des biens immobiliers, la gestion est faite avec beaucoup d’attention et tous les documents y afférents doivent être fiables, et conserver le plus longtemps possible.

 Aussi, des erreurs doivent être minimisées au maximum possible dans tout le processus.

 C’est dans ce cadre que le CEGECI après avoir utilisé d’autres logiciels de gestion qui n’ont pas pu répondre à ces exigences, souhaite recevoir des propositions pour la conception, le développement, le déploiement, la mise en exploitation y compris la formation des utilisateurs et administrateurs ainsi que la mise en exploitation d’une plateforme intégrée de gestion de son patrimoine immobilier basée sur les Technologies Web et mobile avec une base de données SQL SERVER Standard ou MySQL.

OBJECTIFS
L’objectif général est de permettre la gestion de l’ensemble du parc immobilier du CEGECI. Et cela depuis la construction (suivant le mode de contractualisation), jusqu’à la sortie du bien du patrimoine (établissement de l’attestation d’attribution définitive) en passant la gestion intégrale de la commercialisation (la vente, la location-vente, la location simple), l’entretien/maintenance du parc, le recouvrement, la gestion juridique et contentieuse liée à la gestion immobilière. »

 De façon spécifique, il s’agit de :

Gérer l’acquisition du foncier
Le CEGECI acquiert son foncier de diverses manières :

• La mise à disposition par l’état,
• L’acquisition des parcelles auprès d’autres promoteurs et particuliers,
• La mobilisation et la viabilisation auprès des municipalités et propriétaires terriens.

La plateforme doit permettre la gestion du processus d’acquisition et de gestion du foncier jusqu’à l’obtention des titres de propriétés.

Ce qui implique un traitement en temps réel, les éditions des documents y afférents, les consultations, éditions et exportation vers Word, Excel et PDF

Gérer les acquisitions d’infrastructure (logements, bureaux, etc.) selon leur mode d’acquisition
Les infrastructures commercialisées ou mise en location simple par le CEGECI sont acquis de plusieurs manières :

• Mise à disposition pour commercialisation par l’Etat (exemple projet 40 000 logements)
• Mise à disposition pour commercialisation par d’autres promoteurs immobiliers par le biais des conventions de commercialisation
• Par des conventions de réalisation en PPP
• Autres

La plateforme doit être l’unique outil de suivi et traitement de tout le processus d’acquisition des infrastructures. De ce fait, elle doit permettre aux acteurs de gérer efficacement ce processus. Il s’agit entre autres de pouvoir suivre chaque convention depuis sa signature jusqu’à son exécution complète par le CEGECI en passant par le suivi technique des réalisations, la mise à disposition effective des infrastructures ou leur entrée dans le patrimoine du CEGECI. Ce qui implique :

• Le traitement, la consultation, l’édition en temps réel des états des infrastructures par projet et selon d’autres critères ;
• L’identification par géolocalisation de chacune des infrastructures avec toutes ses coordonnées
• Le traitement et l’édition des états de transfère des infrastructures de la direction technique à celle commerciale pour commercialisation
• Le traitement et l’édition des documents de transfert des infrastructures aux clients (remise des clés, état des lieux, etc.

 Gérer la commercialisation d’infrastructure (vente, mise en location-vente ou location simple, etc.)
La commercialisation doit se faire intégralement vias cette plateforme. Ce qui implique :

• Le traitement de toutes les demandes de logements des clients ;
• Le traitement et édition automatique des attestations d’inscription, de souscription, des contrats et des certificats d’attributions provisoire ;
• Le traitement de la matérialisation de la vente qu’il s’agisse d’une vente directe (soldé par apport) ou d’une contractualisation d’un contrat ;
• Le traitement et édition des documents afférents au désistement des clients et retraits de logements ;
• Le suivi des délais de paiements, les prolongations des délais, les relances et notification de retrait avec une possibilité d’alerte pour les délais échus.
• Le traitement et l’édition des documents afférents aux attributions et réattribution (certificat d’attribution provisoire, certificat d’attribution définitive) des contrat et avenants ;
• Le traitement et l’édition des factures de vente ;
• Possibilité d’envoie de messages aux clients
• Prendre en compte le volet pré-commercialisation
• Module de gestion du fichier client (base de données des clients par projets par localité, etc.) outils CRM.
• Prendre en compte le suivi et le traitement des réclamations des clients

 Gérer le recouvrement de toutes les recettes liées à la commercialisation
 

• Le traitement de la facturation de sorte à ce qu’on ait une seule facture pour un client pour une période (mois, passage du compte d’apport au compte client ordinaire) concernée ;
• Permettre une génération automatique des factures de pénalités pour ce qui est des factures de location simple ;
• Le traitement en temps réel et l’édition automatique des paiements des frais de dossiers, des apports personnels encadré ou plafonné par un taux et cautions (recouvrement aux guichets CEGECI, dépôts en banque, autres moyens de recouvrement éventuellement comme les paiements électroniques)
• Le traitement et édition des documents liés au recouvrement des recettes provenant de la vente directe, de la location-vente, des locations simple, suivants les procédures et conditions édictées
• Le traitement des informations, consultation, édition et exportation vers Word, Excel ou PDF de tous les états liés au recouvrement ou aux prévisions de recouvrements selon les critères définis (projet, bailleur, types de logements, mode de recouvrement, etc.)
• Le traitement des virements bancaires et autres encaissements par interfaçage avec les logiciels de nos partenaires financières (Banques) afin de lever le verrou sur les virements non identifiés ;
• La possibilité d’édition ou d’extraction de la situation de recouvrement des clients vers Word, Excel et PDF en faisant apparaître clairement le montant recouvré, le reste à recouvrer, les avances ou arriérés de loyers à une date donnée ;
• La possibilité d’extraction du Chiffres d’affaire format Excel chaque fin du mois ;

Gérer les stocks d’infrastructure et de terrains

• Le traitement de l’entrée des infrastructures dans le stock avec consultation en temps réel, édition et exportation vers Word, Excel, PDF et le logiciel de gestion des immobilisations (Sage immo)
• Le traitement automatique et en temps réel de la sortie d’infrastructures du stock. Edition de tous les documents y afférents et la mise à jour du fichier d’inventaire.
• Editer les attestations de remise de clés avec une possibilité de suivi des remises de clés

NB : la notion de gestion de stock de produit finis du CEGECI devrait prendre en compte la l’approche commerciale qui diffère de celle de la comptabilité.

 Gérer les consultations et éditions automatiques de tous les documents y afférents et l’élaboration des états d'aide à la prise de décision

• La production des états d’aide à la prise de décision voire tableau de bord pour les principaux responsables
• Consultation, édition et exportation vers Word, Excel ou PDF de tous ces états
  

Gérer le volet juridique et contentieux

Il s’agit du traitement, du suivi, de consultation, d’édition et d’exportation des dossiers contentieux :

• Liées aux conventions,
• Liées aux recouvrements,
• Prendre en compte le suivi et le traitement des réclamations des clients

NB :

• Pour tous les tableaux générés, prévoir un espace commentaire accessible au responsable habilité
• Permettre l’exportation de tous les tableaux / états vers Word, Excel et PDF
• Disponibiliser des codes d’accès pour chaque module avec des limites pour chaque détenteur de code d’accès afin de responsabiliser les utilisateurs

 
  RESULTATS ATTENDUS & LIVRABLES
A l’issue de la mission, il est attendu :

• La disponibilité d’une plateforme intégrée de gestion de son patrimoine immobilier basée sur les Technologies Web et mobile avec une base de données SQL SERVER Standard ou MySQL qui lui permet la gestion de l’ensemble de son parc immobilier.
• Un rapport de collecte des besoins des utilisateurs, sur la base de l’examen
  de la documentation et d’entretiens complémentaires ;
• Un rapport de propositions d’améliorations pour les différentes
  fonctionnalités demandées ;
• Une plateforme de gestion du parc immobilier ;
• La mise en place et la configuration de la plateforme ;
• Une interface au logiciel comptable et des immobilisations ;
• La mise en service de la plateforme livrée ;
• Une formation des utilisateurs et des administrateurs de la plateforme ;
• Un manuel d’utilisateur expliquant les différents fonctionnements, les paramètres de gestion des différents traitements, les données à entrer et les tableaux générés.